“Kami gak mungkin setengah-setengah. Setiap kali kami mengundang ustadz untuk datang ke tempat kami, kami harus perhitungkan dan persiapkan segala halnya dengan sangat detail. Kami butuh waktu minimal 1 bulan dari konfirmasi kesanggupan ustadz yang akan kami undang, menuju hari H pelaksanaan acara,” papar Ustadz Fawwaz, salah seorang panitia dauroh di Stabat ini, dalam sebuah perbincangan di siang hari Sabtu, 24 Juni 2023.
“Seperti kita tahulah, ustadz-ustadz kita gak pernah meminta hal yang macam-macam setiap kali diundang. Tapi kami selaku panitia, ingin menjadi tuan rumah yang baik dalam menyambut dan menerima kehadiran beliau-beliau,” sambung Ustadz Fawwaz.
Sejumlah 130 personil (pria dan wanita) disiapkan untuk mengisi pos-pos kepanitiaan. Dapur umum didirikan khusus untuk memasak kebutuhan seluruh panitia dan juga anak-anak panitia. Sehingga selama kegiatan berlangsung, panitia (pria dan wanita) bisa fokus bertugas, tanpa khawatir keluarganya harus makan apa. Kelas-kelas santri dibuka dan disiapkan untuk menampung peserta kajian yang datang dari luar kota.
Kantong-kantong parkir ditata, untuk menampung puluhan roda 4 dan ratusan roda 2. Bahkan sebuah becak motor turut disiapkan, untuk menjemput dan mengantar para pengemudi roda 4 dari tempat parkir menuju tempat kajian berlangsung.
Tenda-tenda dirakit sebagai pos jaga para panitia sesuai tugas nya masing-masing. Beberapa pos jaga bahkan 24 jam terus bertugas.
Sebuah tenda besar di samping utara masjid juga disiapkan untuk menambah kapasitas jama’ah yang hadir membludak.
Bahkan ada tenda lainnya di dekat gerbang masuk area pondok, yang dikhususkan untuk tempat makanan dan minuman yang dibagikan gratis untuk peserta kajian.
“Untuk kali ini, kami siapkan 3000 paket snack yang siap dibagikan gratis. Karena pada kajian bulan-bulan sebelumnya, 2500 paket ternyata kurang,” ujar Ustadz Fawwaz yang membuat saya terkejut. Iya, 3000. Bukan jumlah yang sedikit.
Ribuan liter air dibeli untuk mencukupi keperluan MCK selama kegiatan berlangsung.
Sampah sepertinya agak jarang terlihat di sekitar lokasi acara, ternyata karena ada tim kebersihan yang selalu standby bertugas.
Namun, dengan semua kesibukan itu, seperti tak banyak terlihat gerakan dari para panitia di area utama kajian berlangsung. Mengapa?
Bagi yang sudah terbiasa berorganisasi dan mengelola sebuah acara/kegiatan, akan sangat paham. Semakin baik acara itu dipersiapkan, akan semakin sedikit terlihat gerak kerepotan para personil panitia. Hal itu karena tidak terjadi tumpang tindih tugas dari masing-masing personil. Setiap personil sudah sangat paham dengan apa yang harus dilakukannya. Segala hal sudah disiapkan sejak jauh hari sebelum terlaksananya sebuah kegiatan.
Persiapan yang sangat baik, seringkali sangat terasa pada saat kegiatan itu terlaksana, walau tak selalu terlihat pergerakan di lapangan.
Ba’dallah, keberhasilan sebuah acara, 90%-nya ditentukan oleh perencanaan dan persiapan yang terukur dan sistematis.
Gagal merencanakan = merencanakan gagal.
Bersambung, InsyaAllah . . . . (seri kedua dari tiga seri liputan)
(Abu Faqih Ginanjar, ditulis di ketinggian 34 ribu kaki di atas pulau Sumatera, 26 Juni 2023)
0 Komentar